Nhu cầu thuê văn phòng hiện nay ngày càng nhiều, xuất phát từ nền kinh tế hội nhập của Việt Nam. Vậy nên tìm kiếm được một văn phòng cho thuê với vị trí đắc địa, cơ sở hạ tầng, diện tích và dịch vụ đều lý tưởng sẽ là bước khởi đầu tốt dành cho các doanh nghiệp trong giai đoạn phát triển sau này.
Nhưng trước hết, để tạo nên sự thành công đó, các doanh nghiệp cần lưu ý những gì để hạn chế tối đa các rắc rối phát sinh ngoài dự kiến cũng như tìm được văn phòng ưng ý? Sau đây là những lưu ý bạn cần nắm trước khi bắt tay vào đi tìm thuê văn phòng.
1. Tiêu chí thuê văn phòng
Việc xác định mục đích cụ thể và có một bộ tiêu chí chi tiết được lập dựa trên nhu cầu sử dụng, sẽ giúp cho quá trình tìm kiếm, lựa chọn văn phòng được nhanh chóng, tránh được những phát sinh trong quá trình sử dụng.
2. Xác định ngân sách thuê văn phòng
Địa điểm thuê văn phòng lý tưởng sẽ là chiến lược quảng bá hình ảnh doanh nghiệp hiệu quả. Không chỉ thế, vị trí văn phòng thuận tiện cũng giúp nhân viên dễ dàng di chuyển khi đi làm. Tránh việc thuê văn phòng giá rẻ nhưng quá xa trung tâm thành phố sẽ gây bất lợi cho nhân viên, như tăng chi phí đi lại, chi phí ăn uống và thời gian trên đường đi làm.
Thế nhưng khả năng chi trả của mỗi doanh nghiệp là hữu hạn, nên chúng ta cần xác định đâu là những tiêu chí bắt buộc phải thỏa mãn để đáp ứng nhu cầu quan trọng nhất của doanh nghiệp. Đâu là những tiêu chí xem xét, nhưng có thể bỏ qua.
Có một số doanh nghiệp mong muốn vượt quá khả năng chi trả, hay tâm lý “cố một chút” khi mua, thuê bất động sản khá phổ biến. Ví dụ đối với những doanh nghiệp có ngân sách tiền thuê 15 usd/m2/tháng luôn thấy các văn phòng 17-18 usd/m2/tháng là phù hợp hơn với họ. Nhưng sự thật là đối với ngân sách 15 usd/m2/tháng thì văn phòng 12 usd/m2/tháng mới là lý tưởng.
Tâm lý này dẫn đến hệ quả là quá trình xem xét, lựa chọn văn phòng bị kéo dài. Hoặc nguy hiểm hơn nếu “cố một chút” sẽ dẫn đến gánh nặng về chi phí trong dài hạn cho doanh nghiệp.
3. Dự trù cho việc tăng nhân viên
Chi phí cho việc chuyển văn phòng (làm lại nội thất, mua sắm bàn ghế, tủ kệ, hoàn trả văn phòng cũ v.v.) khá tốn kém. Vì vậy, doanh nghiệp cần tính toán diện tích thuê phù hợp với kế hoạch tăng giảm nhân sự của doanh nghiệp trong vòng 3-5 năm.
Trong số các doanh nghiệp phải đền bù cho tòa nhà để chấm dứt hợp đồng trước hạn, thì một nửa là do nguyên nhân tăng nhân viên, không còn đủ chỗ làm việc.
4. Xem xét thời hạn thuê văn phòng
Thời gian thuê cũng là một yếu tố quan trọng trước khi quyết định thuê văn phòng. Thời gian thuê sẽ do hai bên thoả thuận và phải phù hợp với nhu cầu của mỗi bên.
Doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng các mốc thời gian sau:
+ Ngày hợp đồng bắt đầu có hiệu lực là khi nào? Và ngày tính tiền thuê có trùng nhau hay không? Có ghi nhận khoảng thời gian chờ xây sửa, trang trí nội thất vào hợp đồng hay không?…
+ Khi thời hạn thuê văn phòng sắp hết thì việc thực hiện gia hạn hợp đồng như thế nào? Phải tiến hành thông báo trước đó thời gian khoảng bao lâu, và mức giá gia hạn sẽ như thế nào?
5. Đầu tư xem xét và đánh giá tòa nhà, văn phòng
Có một số doanh nghiệp chỉ “xem” văn phòng và ra quyết định. Thường thì họ giành 20-30 phút để xem mỗi tòa nhà, xem diện tích thuê, nói chuyện với ban quản lý, chụp một vài kiểu ảnh, không ghi chép. Cảm thấy thích thì chuyển sang giai đoạn đàm phán và ký kết hợp đồng. Cách này có thể nhanh, gọn, tiết kiệm thời gian, nhưng tiềm ẩn rủi ro khi không có sự so sánh rõ ràng giữa các nơi với nhau.
Vậy nên để có thể đánh giá được đầy đủ ưu và nhược điểm của tòa nhà, của diện tích thuê chúng ta nên:
- Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá dựa trên nhu cầu sử dụng
- Giành đủ quỹ thời gian để xem xét, đánh giá
- Tham khảo những người am hiểu về tòa nhà (khách cũ, môi giới của bạn)
- Lập bảng so sánh giữa các tòa nhà
6. Đo đạc lại diện tích
Diện tích mà các tòa nhà đưa ra không phải bao giờ cũng chính xác, vì vậy đo lại diện tích là điều cần làm. Chênh lệch về diện tích làm tăng chi phí một tháng không lớn nhưng trong toàn bộ thời hạn của hợp đồng 3-5 năm là con số đáng kể. Nên đo đạc lại diện tích trước khi nhận bàn giao mặt bằng và ký hợp đồng thuê là một điều cần thiết.
7. Tìm kiếm đối tác thiết kế thi công nội thất
Nếu tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế và thi công nội thất sớm, bạn sẽ có đủ thời gian để lựa chọn được doanh nghiệp đảm bảo về chất lượng và chi phí.
Đồng thời nếu liên hệ sớm thì có khả năng thỏa thuận về việc công ty thiết kế và thi công nội thất trợ giúp miễn phí việc bố trí mặt bằng.
Mong rằng doanh nghiệp của bạn sẽ tìm được văn phòng ưng ý nhờ vào vài lưu ý mà namgiaphat.com mang lại. Chúc bạn thành công!
Thúy Vy
